ビジネスマナーは社会人の基本。名刺交換や電話の応対、メールや敬語の使い方。ビジネスマンとして身に付けておきたいマナーを特集。

ビジネスマナー:名刺交換と電話応対

第1回 好感度アップのビジネスマナー 〈名刺交換&電話応対編〉

すべてのビジネスマンに贈る ビジネススキル講座

CONTENTS

社会人として仕事をしていくうえで、ビジネスマナーは必須要素の一つです。
社会人になってしばらく経つと、多くの人がビジネスマナーの基本を無視し、自己流になってしまいます。(社会人であれば、一度や二度はビジネスマナーが身に付いてない人を見かけたことがあるはず。例え、その人がどんなに素晴らしい人だったとしても、第一印象はあまりよくないですよね。)
自己流がすべて悪いというわけではありませんが、相手に良い印象を持ってもらうためには、基本をしっかり身に付けておくことが大前提です。

特集1回目となる今回は、ビジネスマナー入門と題して、好感度をアップさせるビジネスマナーのポイントをご紹介していきます。

「名刺交換」は社会人の基本!

名刺交換は、すべてのビジネスの基本です。スマートにやり取りをすることができれば、良い第一印象を持ってもらえるだけでなく、その後の交渉や、仕事をスムーズに進めるきっかけにもなります。
この機会に、もう一度、上手な名刺交換のポイントを確認しておきましょう。

名刺を渡す順番

相手との関係をキチンと把握し、目下のほうから先に目上の人間へ渡します。もしも、目上の人から先に出されたら、「申し遅れました」と一言添えるようにしましょう。上司が同席をしている場合は、役職が上のほうから順番に渡していきます。

複数の人と名刺交換する時

名刺を頂いた順に名刺入れの間に挟み、順に名刺交換を行ないます。慌てて名刺を落としたりしないよう、充分に注意しましょう。
また、 相手の差し出した手の高さよりも下の位置で差し出すと、謙虚な印象を与えることができます。

好感度アップの名刺交換術

名刺を頂いた時点で「○○さん(様)ですね」というように、一度相手の名前を呼ぶと、相手の顔と名前が自分の記憶に定着しやすいと同時に、相手にも親近感を持ってもらうことができます。

また、直接会うことなく、電話やメールで仕事のやり取りが始まったような場合は、資料を送る時に名刺を同封すると良いでしょう。

やってはいけない、名刺交換の初歩的ミス

名刺を忘れたり切らしたり、汚れた名刺を渡すのは、非常に失礼な行為です。丁寧に非礼を謝り、後日詫び状と共に郵送するか、次回会ったときに「前回は大変失礼致しました。」等と一言添えた上で改めて渡しましょう
また、予想よりも相手の人数が多く、名刺交換の途中で名刺を切らしてしまうのも、ありがちなことですが、ビジネスマナーとしては失格です。
打ち合わせの際は、予備の名刺を常に準備しておく、名刺入れを2つ持つなど工夫をしましょう。

名刺交換は最も基本的なビジネスマナーの一つですが、ミス無くスムーズに渡すのはなかなか難しいものです。
スマートに名刺を渡す人を見たら、良いところを真似して、取り入れてみると良いでしょう。

「電話応対」は顔が見えないからこそ丁寧に

電話応対では、お互いの顔が見えないからこそ、いつも以上に、声のトーンや口調、言葉遣いに注意しなければなりません。
会社を代表して電話に出ていることを意識して、明るくハキハキとした応対を心掛けましょう。

電話は呼出し音が3回鳴るまでに

社会人のマナー講座では、電話は呼出し音が3回鳴るまでに取るようにと言われます。これは、相手の顔が見えない状態で人間が待てるのは10秒が限界、と言われているためです。 電話の向こうの相手を思いやる気持ちで3回以内に出るようにし、遅れてしまった場合は、「お待たせいたしました」など、お詫びの言葉を添えるようにしましょう

聞き取りづらい場合は聞きなおす

相手の声が小さく、聞き取りづらい場合は、「恐れ入りますが、電話が少し遠いようなので、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」などと言葉を挟み、もう一度話してもらうようにしましょう。
聞きなおすのは勇気がいりますが、ビジネスでは、正確な情報を入手することのほうが大切です。

会社名、名前、用件、折り返しの有無を確認

伝言を聞く際は、相手の会社名と名前を必ずひかえ、さらに簡単な用件や、すぐに連絡が必要かどうかといったことも確認しましょう。
正確に聞き取り、伝えるべき人に的確に伝えることがビジネスマナーです。

自分で対応できない場合はわかる人に

自分では応対できない内容の電話を受けた場合、相手の話をすべて聞く前に、タイミングの良いところでその旨を切り出し、担当者、もしくは内容のわかる人へ電話をまわします。

電話応対

電話の保留は30秒まで

「少々お待ちください」と言って電話を保留にした場合は、30秒以上保留のままにしないようにしましょう。長くなる場合は、途中で相手にその旨を伝え、改めてかけ直すようにします。

クッション言葉を有効に

電話の場合は、「恐れ入りますが」「失礼ですが」「お手数ですが」「申し訳ございませんが」といったクッション言葉を使うと、雰囲気が和らぎ、相手に良い印象を与えられます。

電話応対は切る時まで気を使う

一般的に、電話はかけた方から先に切りますが、ビジネスでの電話応対では、相手がお客様やお得意様の場合は、必ず先方が受話器を置いたのを確認してから切るようにします

社会人歴が長い人も、電話応対に慣れてしまい、意外に重要なポイントを見逃していることがあります。
この機会に改めて、自分の電話対応をチェックしておきましょう。