第3回 ビジネス英語のポイント 〈文例集① 電話を受ける/かける〉
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ビジネス英会話文例集① 電話をかける/電話を受ける
それでは、実際にいくつかの例文を使って、ビジネスシーンで使用頻度の高い英会話表現を見ていきましょう。
登場人物
YH ： Hanako Yamada（山田花子）
日本人。本社に電話をかけ、トム・グリーンと打ち合わせをする
TG ： Tom Green（トム・グリーン）
アメリカ人。ニューヨークの本社に勤める
Re ： Receptionist
受付の女性
電話を受ける/かける
YH ： Hello,this is Hanako Yamada from the Yokohama office.
May I speak to Mr. Tom Green, please?
Re ： Oh, yes. I'll put you through to Mr. Green.
TG ： Yes, Tom Green speaking.
YH ： もしもし、横浜支社の 山田花子と申しますが、トム・グリーンさんはいらっしゃいますか？
Re ： はい、ただ今おつなぎいたします。
TG ： はい、 トム・グリーンです。
電話での名乗り方
電話をかける場合や、かかってきた電話に出る場合は、「This is ○○.」（「○○です」）を使います。
電話に出た相手に「○○さんですか？」と尋ねる場合は、これを疑問文にして、「Is this ○○?」となります。
また、電話をかける先が、同一の会社の別支店（別部署）である場合は、「from the Tokyo office」（「東京支社の～」）というように自分の支店（部署）のみ告げますが、他社に電話をする場合は、「This is ○○ with ABC Corporation.」（「ABC社の○○です」）と、正式な会社名まで名乗ります。
お決まりのフレーズ
- May I speak to ○○？
- (「○○さんはいらっしゃいますか？」と尋ねるときの表現）
- I'll put you through to ○○
- (○○さんにおつなぎします。）
- speaking
- (「わたしですが」という意味で使用する。「Speaking.」のみでも、名前のあとに付けて「○○ speaking.」としてもOK）
電話を受ける/かける（相手が不在の場合）
Re ： Good morning, A＆B Corporation.
HY ： This is Hanako Yamada. May I speak to Mr. Tom Green, please?
Re ： I'm afraid he's on another line. Would you care to leave a message?
HY ： That's all right. I'll call back later.
R ： おはようございます。Ａ＆Ｂ社でございます。
HY ： 横浜支店の山田花子と申しますが、トム・グリーンさんはいらっしゃいますか？
R ： 申し訳ありませんが、ただいま電話中でございます。何か伝えておきましょうか？
HY ： いいえ、結構です。後ほどこちらからお電話致します。
「申し訳ございませんが・・・」と、謝るときの表現
「I'm afraid～」・・・電話がかかってきた相手が、不在や別件などで出られなかった場合には、「申し訳ございませんが～」という意味でI'm afraid～を使います。
- I'm afraid he's on another line.
- (ただいま電話中でございます。）
- I'm afraid he's gone for the day.
- (帰宅いたしました。）
- I'm afraid he's in a meeting at the moment.
- (ただいま会議中でございます。）
- I'm sorry. She's taking a day off today.
- (本日はお休みを頂戴しております。）
伝言を聞くときの表現
「Would you care to leave a message?」・・・「何か申し伝えましょうか？」。取り次ぐ相手が電話に出られない場合は、先方に何か伝えることがないかを聞くのがマナーです。
伝言の有無をたずねる表現には、いくつか種類があるので、覚えやすいものをひとつ知っておくと便利でしょう。
- Would you like to leave a message?
- Can I take a message?
- Shall I like to leave a message?